Contracte imobiliare semnate online: cum trimite agenția documentele la semnat din VDI.ro
Cuprins
- 1. Problema: hârtiile care încurcă ziua agentului
- 2. Ce documente poți genera
- 3. Cum trimiți un document la semnat, pas cu pas
- 4. Ce vezi pe ecran după ce ai trimis
- 5. Datele clientului sunt protejate
- 6. Ce este și ce nu este această semnătură
- 7. Pentru cine este
- 8. Cât costă și cum activezi
- 9. Întrebări frecvente
Da, o agenție imobiliară poate trimite contractele la semnat online, fără imprimantă și fără drumuri: în VDI.ro generezi contractul de intermediere, fișa de vizionare sau contractul de închiriere din datele pe care le ai deja în platformă și îl trimiți clientului pe email, pe WhatsApp sau i-l dai să-l semneze pe telefonul tău. Clientul semnează pe ecran, cu degetul sau cu mouse-ul, fără să-și facă cont. Este o semnătură electronică simplă, cu un cod opțional pe email, iar la final primești un PDF cu toate dovezile semnării.
Pe scurt, ce primești:
- documente gata făcute: contract de intermediere (vânzare sau închiriere), fișă de vizionare, contract de închiriere a locuinței, anexa GDPR, acte adiționale;
- poți folosi și contractele tale în Word, cu antetul și clauzele agenției;
- câmpurile se completează singure din fișa proprietății, din CRM și din contul agentului;
- clientul semnează pe ecran, fără cont: prin email, WhatsApp, link sau față în față;
- la final: PDF semnat, cu certificat și jurnalul fiecărui pas.
Problema: hârtiile care încurcă ziua agentului
Orice agent știe scenariul. Ai trei vizionări azi. Fișele de vizionare sunt printate de ieri, dar la a doua vizionare clientul a venit cu soția și ai o singură foaie. La a treia, proprietarul vrea să semneze contractul de intermediere, dar ai uitat să treci numărul de cadastru. Seara scanezi tot, iar a doua zi descoperi că un CNP e scris greșit.
Hârtia nu e doar lentă. Se pierde, nu se poate căuta și nu îți spune nimic despre cine a semnat, când și de pe ce telefon. Iar un proprietar din alt oraș, care vrea să lucreze cu tine, trebuie să aștepte poșta sau o întâlnire.
Modulul de documente din VDI.ro rezolvă exact asta: documentul se completează din datele pe care le ai deja, pleacă la client în câteva secunde și se întoarce semnat, cu dovezi.
Ce documente poți genera
Platforma vine cu modele gata făcute pentru situațiile cele mai dese dintr-o agenție:
- contract de intermediere pentru vânzare și pentru închiriere, între agenție și proprietar;
- fișă de vizionare, separat pentru vânzare și pentru închiriere;
- contract de închiriere a locuinței, între proprietar și chiriaș, cu chiria, durata și garanția;
- anexă GDPR, informarea despre prelucrarea datelor;
- anexa cu proprietățile vizionate, când clientul vede mai multe locuințe;
- acte adiționale la contracte: prelungire, reziliere sau modificare a comisionului, a prețului ori a chiriei.
Dacă agenția are deja contractele ei, le încarci în format Word la „Modelele Word ale agenției”. Nu trebuie să le rescrii. Dacă documentul are linii de puncte („CNP: ..........”), platforma îți arată fiecare loc gol, iar tu spui ce câmp merge acolo. Un buton „Găsește câmpurile cu AI” face o propunere pentru toate locurile, iar tu doar verifici și salvezi. O faci o singură dată; de atunci contractul se completează singur.
Cum trimiți un document la semnat, pas cu pas
- Alegi documentul din fișa proprietății sau din „Documente și semnături”. Datele se completează singure: numele proprietarului din CRM, adresa și suprafața din fișa proprietății, datele agenției din contul ei. Lângă fiecare câmp scrie de unde vine, ca să știi unde îl corectezi.
- Verifici ce lipsește și completezi manual doar ce nu există nicăieri, de exemplu mențiunile speciale.
- Apeși „Trimite la semnat”. Alegi cine semnează (proprietarul, cumpărătorul, chiriașul) și cum ajunge linkul la fiecare: email trimis de platformă, WhatsApp deschis de tine, link copiat sau față în față, pe telefonul tău.
- Alegi opțiunile: dacă semnezi și tu ca agent (înainte, după sau deloc), dacă se semnează într-o ordine anume, cât timp merge linkul (implicit 14 zile) și dacă ceri un cod de confirmare pe email.
- Documentul se „îngheață”. Din acest moment nu se mai poate modifica. Toți semnatarii văd exact același text.
- Clientul deschide linkul, citește documentul, bifează acordul și semnează pe ecran. Nu instalează nimic și nu își face cont.
- Primești PDF-ul semnat, cu un certificat la final. Copia intră în dosarul proprietății, iar clientul și-o poate descărca de pe linkul lui timp de 90 de zile.
Ce vezi pe ecran după ce ai trimis
În „Documente și semnături” vezi fiecare document cu starea lui: În așteptare, Semnat parțial, Semnat, Refuzat, Expirat sau Anulat. La fiecare semnatar vezi pasul exact: trimis, deschis, cod confirmat, semnat sau „așteaptă rândul”, dacă ai cerut o ordine.
Pagina „Dovezi” arată tot ce s-a întâmplat: când a fost deschis linkul, de pe ce aparat și din ce browser, când s-a confirmat codul și când s-a semnat. Jurnalul acesta nu se poate modifica, doar completa. Aceleași informații apar în certificatul de la finalul PDF-ului.
Scenariu de exemplu: vineri seara trimiți contractul de intermediere unui proprietar plecat din țară. Sâmbătă dimineață vezi „Deschis”, la prânz „Semnat”. Luni ai documentul în dosar, fără niciun drum.
Datele clientului sunt protejate
Contractele conțin CNP-uri și adrese, așa că pagina de semnare are câteva reguli stricte:
- când ceri cod, documentul nu se vede înainte de confirmarea codului, iar adresa de email apare mascată;
- încercările greșite sunt limitate, iar linkurile inventate la întâmplare sunt oprite;
- linkul expiră la termenul ales de tine;
- pagina nu apare în motoarele de căutare.
Ce este și ce nu este această semnătură
Semnătura din VDI.ro este o semnătură electronică simplă: clientul semnează pe ecran, iar identificarea se face prin linkul personal și, dacă vrei, printr-un cod primit pe email. Nu este o semnătură electronică calificată și nu înlocuiește notarul. Pentru actele care cer formă autentică, cum e vânzarea-cumpărarea unei locuințe, mergi în continuare la notar.
Pentru documentele de zi cu zi ale agenției (fișe de vizionare, contracte de intermediere, informări GDPR), semnarea pe ecran îți scurtează drumul de la „da” la hârtia semnată. Dacă ai nelămuriri despre forma unui anumit act, întreabă juristul agenției.
| Pe hârtie | Semnare pe ecran în VDI.ro | |
|---|---|---|
| Completarea | de mână, cu risc de greșeli | automat, din fișa proprietății și din CRM |
| Clientul e departe | poștă sau întâlnire | link pe email sau WhatsApp |
| Știi dacă a citit | nu | da: deschis, cod confirmat, semnat |
| Dovezi | foaia semnată | PDF cu certificat și jurnalul pașilor |
| Arhiva | dosare, scanări | în dosarul proprietății, căutabilă |
| Formă autentică (notar) | la notar | tot la notar |
Pentru cine este
- agențiile cu multe vizionări, unde fișa de vizionare trebuie semnată pe loc, pe telefonul agentului;
- agențiile care lucrează cu închirieri, unde contractul de închiriere și actele adiționale se repetă des;
- agențiile cu proprietari din alt oraș sau din străinătate;
- titularii care vor să vadă, într-un singur loc, ce documente sunt semnate și ce mai așteaptă.
Clientul vede documentele semnate și în „spațiul clientului”, o pagină personală fără cont, unde găsește tot ce i-a trimis agenția.
Cât costă și cum activezi
Documentele și semnarea online fac parte din modulul CRM, pentru că se completează din contactele și cererile de acolo. Modulul CRM se activează la cerere, în pachete personalizate: cere o ofertă. Pachetele standard pentru agenții pornesc de la 29 €/lună, cu agenți nelimitați; vezi prețurile la zi pe vdi.ro/pachete.
Dacă vrei să vezi cum se leagă documentele de restul lucrului, citește și despre CRM-ul imobiliar cu cereri, potriviri și agendă și despre fișa proprietății, de unde pornesc cele mai multe contracte.
Întrebări frecvente
Este valabilă semnătura electronică pe un contract de intermediere imobiliară?
VDI.ro oferă o semnătură electronică simplă, cu dovezi: momentul semnării, aparatul și, opțional, un cod confirmat pe email. Nu este o semnătură calificată și nu înlocuiește notarul. Pentru actele care cer formă autentică mergi la notar. Pentru orice nelămurire despre un anumit act, cere părerea juristului agenției.
Clientul trebuie să-și facă cont pe VDI.ro ca să semneze?
Nu. Primește un link personal, îl deschide pe telefon sau pe calculator, citește documentul și semnează pe ecran.
Pot folosi contractele agenției mele, nu modelele platformei?
Da. Încarci contractele în format Word la „Modelele Word ale agenției”, marchezi o singură dată ce câmp merge în fiecare loc gol (AI-ul te poate ajuta cu o propunere) și de atunci se completează singure.
Ce fac dacă clientul nu are adresă de email?
Îi trimiți linkul pe WhatsApp sau îl lași să semneze față în față, pe telefonul tău. Codul pe email este opțional.
Pot schimba documentul după ce l-am trimis?
Nu. La trimitere documentul se „îngheață”, ca toți semnatarii să vadă același text. Dacă ai greșit ceva, anulezi trimiterea și trimiți documentul corectat.
Cât timp merge linkul de semnare?
Implicit 14 zile. Alegi tu termenul la trimitere, până la 30 de zile.
Unde găsesc documentele semnate?
În „Documente și semnături”, în dosarul proprietății și în PDF-ul trimis semnatarilor. Clientul își poate descărca copia de pe linkul lui timp de 90 de zile după semnare.
Vezi documentele și semnarea online în VDI.ro
Compară pachetele pentru agenții pe vdi.ro/pachete și vezi toate modulele pe vdi.ro/pentru-agentii.
