Echipa agenției imobiliare: organigramă, drepturi pe funcții și jurnal de activitate
Cuprins
Echipa unei agenții imobiliare se organizează în VDI.ro din secțiunea Echipă. Acolo pui oamenii pe sedii și departamente și hotărăști, pentru fiecare funcție, ce vede și ce poate schimba sau exporta. Tot acolo vezi, într-un jurnal de activitate, cine a făcut ce, când și de pe ce aparat. Adaugi câți agenți vrei: toate pachetele pentru agenții au agenți nelimitați, iar organigrama, drepturile și jurnalul nu costă în plus.
Pe scurt, ce primești în secțiunea Echipă:
- agenți nelimitați, adăugați cu un link de setare a parolei; nicio parolă nu circulă pe email;
- organigramă cu sedii, departamente și funcții, construită prin tragere cu mouse-ul;
- drepturi pe fiecare modul: vede, adaugă, modifică, șterge și, separat, exportă, fiecare pe o rază (doar ale lui, departamentul, sediul, toată agenția);
- jurnal de activitate pentru toată agenția, cu filtre și export în Excel;
- obiective lunare pe fiecare agent și totaluri pe birouri.
Problema: cine vede ce, și cine a făcut ce
Cât timp agenția are trei oameni într-un birou, totul se rezolvă prin viu grai. Când ajungi la zece agenți, două birouri și o colegă la back office, apar întrebările incomode:
- Un agent nou trebuie să vadă toți proprietarii agenției sau doar pe ai lui?
- Cine are voie să scoată lista de telefoane într-un fișier Excel?
- Managerul de la al doilea birou vede și ce se întâmplă la sediul central?
- Prețul unui apartament s-a schimbat peste noapte. Cine l-a schimbat?
- Un agent pleacă mâine. Ce se întâmplă cu anunțurile lui și cu telefonul pe care e încă logat?
Majoritatea programelor răspund cu două roluri, „administrator” și „agent”. E prea puțin pentru o agenție cu birouri, echipe și oameni care nu vând, dar lucrează în platformă. VDI.ro răspunde cu o organigramă adevărată și cu drepturi gândite pe rază, nu pe o singură bifă.
Cum adaugi oamenii în echipă
Din Echipă → Agenți adaugi un membru nou: nume, email, telefon, poză. Omul primește pe email un link cu care își alege singur parola. Linkul e valabil 72 de ore, iar nicio parolă nu circulă pe email. Poți face și o invitație cu link: o trimiți pe email sau copiezi linkul și i-l dai colegului.
Pentru fiecare om din echipă poți:
- să-i retrimiți linkul de parolă;
- să-i aloci credite din contul agenției, pentru promovări sau texte scrise cu AI;
- să-i dai o licență IMOLEAD, dacă agenția folosește anunțurile de la proprietari (vezi articolul despre IMOLEAD);
- să-l dezactivezi. Un om dezactivat nu mai intră în cont, dar anunțurile și contactele lui rămân ale agenției;
- să-l scoți pe loc de pe toate aparatele: site, aplicație, coduri de intrare. E butonul pe care îl apeși în ziua în care cineva pleacă sau își pierde telefonul.
Organigrama: trei ecrane, fiecare cu rostul lui
Deschizi Echipă → Organigramă. Pagina are trei file.
1. Structura
Aici desenezi agenția: sediile, în fiecare sediu departamentele, iar în departamente oamenii. Muți oamenii trăgându-i cu mouse-ul. Fiecare agenție pornește cu o structură gata făcută: un sediu central și două funcții, Titular și Agent. Dacă ai un singur birou, nu trebuie să faci nimic.
La agențiile mari oamenii apar într-o grilă, cu căutare după nume, ca pagina să rămână ușor de folosit și cu sute de agenți.
2. Drepturile
Aici e partea importantă. Drepturile nu se dau pe om, ci pe funcție, într-un tabel: pe rânduri modulele, pe coloane acțiunile.
- Modulele sunt ecranele reale ale platformei: Proprietăți, Contacte, Cereri, Agendă, Tranzacții, Documente, Campanii AI, Rapoarte, Site propriu, Echipă, Setări și facturare.
- Acțiunile sunt cinci: Vede, Adaugă, Modifică, Șterge și Exportă. Exportul stă separat dinadins. Un om poate lucra zilnic cu contactele fără să poată scoate baza de date din platformă.
În fiecare căsuță nu pui o bifă, ci o rază: cât de departe ajunge dreptul.
| Rază | Ce înseamnă | Exemplu |
|---|---|---|
| Fără acces | nu vede și nu face nimic în modul | colega de la marketing nu vede tranzacțiile |
| Doar ale lui | doar ce are el în grijă | agentul își vede contactele lui |
| Departamentul lui | ale lui și ale colegilor din același departament | team leaderul vede cererile echipei |
| Sediul lui | tot ce ține de biroul lui | managerul de sediu vede tot biroul din alt oraș |
| Toată agenția | tot, din toate sediile | titularul |
Nu pornești de la zero. Ai 11 funcții gata făcute, pe care le folosești așa cum sunt sau le schimbi: Titular agenție, Agent, Manager de sediu, Team leader, Call center, Back office, Marketing, Doar citire, Administrator echipă, Specialist tranzacții și Suport producție.
Câteva reguli fac sistemul sigur:
- implicit, un agent vede toate anunțurile agenției, ca să le poată propune clienților, dar lucrează doar cu ce e al lui;
- titularul nu-și poate tăia singur drepturile, din greșeală: funcția lui nu se editează și nu se șterge;
- cine are două funcții primește, pe fiecare căsuță, raza mai largă dintre ele;
- organigrama o poate schimba doar cine are dreptul „Echipă · modifică”. Altfel un agent și-ar putea da singur acces la tot.
3. Arborele
Aceleași date, de sus în jos, ca o schemă clasică de organigramă. E doar pentru privit și tipărit, de exemplu pentru un dosar de francizare sau pentru prima zi a unui coleg nou.
Jurnalul de activitate: cine, ce, când, de unde
Din Echipă → Jurnal de activitate vezi faptele importante din agenție, pe rânduri:
- data și ora;
- omul care a făcut fapta;
- canalul: site, aplicație, integrare sau o acțiune automată;
- aparatul și adresa IP;
- modulul: anunțuri, contacte, cereri, documente, publicare, setări și altele;
- ce s-a întâmplat și pe ce: de exemplu „modificare” pe un anunț anume;
- ce câmpuri s-au schimbat: preț, descriere, telefon.
Jurnalul păstrează numele câmpurilor schimbate, nu valorile. Datele sensibile, cum ar fi un CNP sau o adresă de email, sunt ascunse chiar și în detalii. Rândurile se păstrează 12 luni.
Filtrezi după om, modul, faptă, perioadă și canal. Exporți lista în CSV sau Excel. Titularul vede toată agenția. Un manager vede doar raza pe care i-ai dat-o în organigramă. Agentul își vede propriul jurnal, în profilul lui.
Un exemplu de folosire: marți dimineață un proprietar te sună supărat că prețul apartamentului lui a scăzut pe site. Deschizi jurnalul, filtrezi pe anunțul lui și vezi în câteva secunde cine a schimbat prețul, la ce oră și dacă a fost de pe telefon sau de pe calculator.
Obiective lunare și totaluri pe birouri
La Obiective și realizări pui fiecărui agent ținte pe lună, pe șase măsuri: lead-uri, vizionări, contracte, anunțuri, apeluri și venituri. Realizările se numără din platformă: mesajele primite pe anunțurile lui, anunțurile adăugate în lună, activitățile finalizate din agendă (dacă agenția are modulul CRM) și contractele înregistrate.
Agențiile cu cel puțin două birouri au și pagina Totaluri pe birouri. Acolo compari sediile între ele. Pagina o vede doar cine are dreptul la rapoarte pe tot sau pe sediul lui.
Pentru cine e util
- Agențiile cu mai multe birouri, unde fiecare manager trebuie să-și vadă biroul, dar nu și pe al celorlalți;
- Agențiile cu oameni care nu vând: call center, back office, marketing. Aceștia au nevoie de acces la anumite module, nu la toate;
- Titularii care vor să știe că baza de date nu pleacă cu primul agent care își schimbă locul de muncă;
- Rețelele și francizele, care au nevoie de o funcție „doar citire” pentru cine urmărește cifrele fără să umble la date.
Cât costă și cum începi
Secțiunea Echipă, cu organigramă, drepturi și jurnal, e în contul oricărei agenții. Toate pachetele au agenți nelimitați, de la Starter (29 € pe lună) la Unlimited. Plătești pachetul agenției, nu fiecare om adăugat. Singurele lucruri pe om sunt licențele IMOLEAD, dacă le folosești. Vezi prețurile la zi pe vdi.ro/pachete.
Contactele, cererile, agenda și tranzacțiile, pe care le acoperă tot organigrama, fac parte din modulul CRM. Modulul CRM se activează la cerere, în pachete personalizate, deci cere o ofertă. Detalii în articolul despre CRM-ul imobiliar: cereri, potriviri, agendă. Pentru imaginea de ansamblu, citește ghidul cu toate modulele VDI.ro.
Întrebări frecvente
Câți agenți pot adăuga în contul agenției?
Câți vrei. Toate pachetele pentru agenții din VDI.ro au agenți nelimitați. Pachetul diferă prin numărul de anunțuri și de poze, nu prin numărul de oameni.
Pot împiedica un agent să exporte contactele agenției?
Da. În organigramă, „Exportă” e o acțiune separată de „Vede”. Poți lăsa un agent să lucreze cu contactele lui și să nu poată scoate nimic din platformă, sau să exporte doar ce e al lui.
Ce se întâmplă cu anunțurile când un agent pleacă din agenție?
Îl dezactivezi din Echipă. Nu mai poate intra în cont, iar anunțurile și contactele lui rămân ale agenției. Cu butonul „Scoate-l de pe toate aparatele” îi închizi pe loc și sesiunile deschise pe telefon sau pe alt calculator.
Pot vedea cine a modificat un anunț sau un contact?
Da, în Jurnalul de activitate: cine, când, de pe ce aparat și ce câmpuri a schimbat. Jurnalul nu păstrează valorile vechi și noi, doar numele câmpurilor, și ține rândurile 12 luni.
Un manager de birou poate vedea doar agenții lui?
Da. Îi dai funcția „Manager de sediu”, sau una făcută de tine, cu raza „Sediul lui”. Vede tot ce ține de biroul lui, nu și celelalte birouri.
Trebuie să configurez organigrama ca să pot lucra?
Nu. Fiecare agenție pornește cu un sediu central și cu funcțiile Titular și Agent, gata setate. Organigrama o completezi doar când ai nevoie de birouri, echipe sau funcții în plus.
